Để tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, nâng cao tinh thần trách nhiệm của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế trong việc tham dự các phiên họp, cuộc họp. Ngày 10/3/2017, UBND tỉnh có Công văn số 1283/UBND-KH gửi các Sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh; Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn; UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế.
Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
1. Đối với phiên họp UBND tỉnh thường kỳ và cuộc họp UBND tỉnh bất thường:
- Các thành viên UBND tỉnh sắp xếp thời gian tham dự đầy đủ các nội dung theo Chương trình, tham gia đầy đủ đối với những vấn đề UBND tỉnh thảo luận. Trường hợp thành viên UBND tỉnh vắng mặt thì phải xin phép và được sự đồng ý của đồng chí chủ trì cuộc họp.
- Để tiết kiệm thời gian và tập trung thảo luận, cho ý kiến các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, thành viên UBND tỉnh được phân công trình nội dung tại phiên họp phải chuẩn bị Báo cáo tóm tắt, trình bày ngắn gọn, rõ ràng các vấn đề cơ bản của báo cáo, đề án và các vấn đề cần xin ý kiến (nếu có). Các thành viên UBND tỉnh tham gia thảo luận ngắn gọn, cụ thể, đúng vấn đề, thể hiện rõ quan điểm đồng ý hay không đồng ý đối với nội dung thảo luận, cho ý kiến.
2. Đối với các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh để xử lý công việc thường xuyên:
- Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương dự họp đúng thành phần được mời và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan. Trường hợp không thể dự họp thì phải cử người dự họp thay nhưng phải được sự đồng ý của đồng chí chủ trì cuộc họp. Người dự thay phải được giao đủ thẩm quyền về mặt chuyên môn để thay mặt lãnh đạo cơ quan phát biểu ý kiến về những nội dung có liên quan đồng thời phải báo cáo kết quả cuộc họp cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
- Trong trường hợp cần thiết, lãnh đạo cơ quan, địa phương dự họp chỉ được cử thêm một công chức, viên chức của cơ quan cùng dự và phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân của công chức, viên chức dự họp cho Văn phòng UBND tỉnh biết trước ít nhất 01 ngày.
3. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm:
- Theo dõi, quản lý chặt chẽ thành phần dự các phiên họp, cuộc họp; bảo đảm bảo mật thông tin, tài liệu; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài liệu, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy tại phòng họp; tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các phiên họp, cuộc họp.
- Theo dõi, thống kê tổng hợp danh sách Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương vắng mặt tham dự phiên họp, cuộc họp (hoặc tham dự không đúng thành phần); định kỳ hàng tháng báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.