Theo đó, ngày 07/6/2016, UBND tỉnh tổ chức buổi họp nghe báo cáo vướng mắc trong cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận), cải cách thủ tục hành chính và quy chế phối hợp trong việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Đăng ký đất đai do đồng chí Phó Chủ tịch UBND tỉnh Phan Ngọc Thọ chủ trì. Tham dự buổi họp có Đại diện Lãnh đạo các Sở: Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng, Thông tin và Truyền thông; Đại diện Lãnh đạo UBND thành phố Huế, thị xã Hương Trà, Hương Thủy và huyện Phú Lộc; Lãnh đạo và cán bộ Văn phòng Đăng ký đất đai; Lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố Huế.
Trên cơ sở báo cáo tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Đăng ký đất đai; ý kiến của Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường và ý kiến tham gia của các thành viên dự họp, đồng chí Phó Chủ tịch UBND tỉnh kết luận:
Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp là mô hình tiên tiến góp phần quan trọng thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, xây dựng và vận hành đồng bộ cơ sở dữ liệu đất đai để nâng cao hiệu quả công tác quản lý sử dụng đất đồng bộ các cấp, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người sử dụng đất. Do đó, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế tiếp tục hỗ trợ, tạo điều kiện cho Văn phòng và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai ổn định hoạt động, phối hợp thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao.
Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tiếp thu các nội dung phản ánh vướng mắc, kiến nghị của các địa phương để sớm giải quyết, tổ chức thực hiện.
UBND tỉnh yêu cầu các đơn vị, địa phương khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Sở Tài nguyên và Môi trường:
- Nghiên cứu phương thức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký biến động sử dụng đất và cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường theo hướng tạo điều kiện cho hộ gia đình, cá nhân được lựa chọn địa điểm nộp, nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Sở Tài nguyên và Môi trường hoặc tại địa phương nơi có đất để thuận tiện cho người sử dụng đất.
- Chỉ đạo các đơn vị thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thời gian giải quyết thủ tục hành chính về đất đai theo quy định của Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền đã được công bố.
- Rà soát bộ thủ tục hành chính để loại bỏ các thủ tục, giấy tờ ngoài quy định; đối với các loại giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cần cập nhật vào sơ sở dữ liệu để giảm bớt giấy tờ người sử dụng đất phải nộp trong bộ hồ sơ theo quy định. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc nghiêm cấm việc yêu cầu công dân, doanh nghiệp bổ sung hồ sơ, giấy tờ ngoài bộ thủ tục hành chính. Đối với hồ sơ đã có trong bộ thủ tục hồ sơ Một cửa phải thực hiện theo quy trình một cửa; không giải quyết, xử lý theo dạng văn bản; thực hiện nghiêm túc việc gửi, nhận hồ sơ Một cửa theo yêu cầu của UBND tỉnh tại Công văn số 3104/UBND-HCTC ngày 06/6/2016.
- Tiếp tục rà soát các Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền đã công bố, Quy chế phối hợp trong việc thực hiện một số nhiệm vụ của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh nhằm phát hiện những bất cập, chồng chéo để tham mưu điều chỉnh phù hợp, thống nhất; đề xuất lồng ghép, thực hiện liên thông các khâu để giảm thủ tục và thời gian đến mức tối đa.
- Khẩn trương cài đặt, hướng dẫn cho các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai và các cơ quan địa phương liên quan thực hiện ngay phần mềm TMV List 2.0 đã được UBND tỉnh thống nhất lựa chọn để thực hiện thống nhất, khai thác và vận hành đồng bộ cơ sở dữ liệu địa chính trên địa bàn toàn tỉnh.
Chuyển giao cơ sở dữ liệu đất đai được xây dựng ở các địa phương cho Văn phòng và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai vận hành theo phương thức xây dựng đến đâu bàn giao đến đó.
- Tổ chức rà soát các quy định về đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận lần đầu và đăng ký biến động để đánh giá các bất cập, vướng mắc nhằm có giải pháp điều chỉnh, sửa đổi để giải quyết hồ sơ tồn đọng còn lại. Trường hợp chưa đủ cơ sở thực hiện, có văn bản báo cáo, xin ý kiến Bộ Tài nguyên và Môi trường để tổ chức thực hiện.

- Triển khai khẩn trương dự án trang bị phương tiện, cơ sở hạ tầng cho Văn phòng Đăng ký đất đai để thực hiện việc quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính phục vụ dịch vụ công trực tuyến.
- Làm việc cụ thể với Sở Xây dựng để nghiên cứu phương thức cấp quyền sở hữu nhà ở và công trình xây dựng do UBND cấp huyện đã giải quyết trước đấy để có phương án tiếp tục cấp quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất đối với diện tích xây dựng phù hợp quy hoạch hoặc Giấy phép xây dựng để đảm bảo quyền lợi cho người dân, doanh nghiệp và để làm cơ sở hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai về thông tin tài sản gắn liền với đất.
- Rà soát lại văn bản hướng dẫn của Sở về việc xác định diện tích đất ở đối với Giấy chứng nhận đã cấp ghi mục đất ở + đất vườn, thời hạn lâu dài để điều chỉnh phù hợp. Trường hợp cần thiết tham mưu UBND tỉnh xin ý kiến Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Tiếp tục làm việc với các địa phương, các ngành liên quan tạo điều kiện về cơ sở vật chất, kinh phí và chuyên môn để Văn phòng và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai hoạt động tốt, không làm ảnh hưởng chậm trễ trong giải quyết hồ sơ công dân.
2. Văn phòng Đăng ký đất đai:
- Trong thời gian qua, nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, đăng ký đất đai, đặc biệt là đối với các tổ chức được giao đất để quản lý... chưa được tập trung thực hiện; cần đánh giá đúng thực trạng nhằm có giải pháp, tăng cường cán bộ có chuyên môn để thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ. Xây dựng kế hoạch thực hiện các nội dung công việc để theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả thực hiện, sản phẩm hoàn thành làm cơ sở đánh giá hoàn thành công tác năm.
- Tiếp tục rà soát để kiện toàn bộ máy, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và phân công nhiệm vụ hợp lý để tham mưu tốt, thực hiện hoàn thành các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao; tiếp tục đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ để phát huy hiệu quả giải quyết công việc. Xây dựng Đề án nâng cao năng lực, nghiệp vụ và bố trí việc làm để phục vụ tốt nhiệm vụ, hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai một cấp.
- Xây dựng quy định luân chuyển hồ sơ nội bộ theo hướng ISO hóa giữa Văn phòng với các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai trong việc luân chuyển hồ sơ, thẩm định, kiểm tra hồ sơ, thủ tục hành chính và thực hiện các nhiệm vụ theo thẩm quyền.
- Đối với các vướng mắc phát sinh thực hiện công tác chuyên môn, Văn phòng Đăng ký đất đai và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai kịp thời báo cáo vướng mắc và đề xuất phương án giải quyết để xin ý kiến Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường giải quyết hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận cho công dân, doanh nghiệp.
- Khẩn trương phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Thông tin dữ liệu điển tử triển khai cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động trên môi trường mạng cấp độ 3, 4 đối với tổ chức; đánh giá kết quả thực hiện để áp dụng đối với hộ gia đình, cá nhân. Nghiên cứu mô hình của các tỉnh đang thực hiện để sớm triển khai áp dụng trong năm 2016.
- Tiếp tục thực hiện các nội dung chỉ đạo của UBND tỉnh về xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, đăng ký đất đai và cấp Giấy chứng nhận và các nội dung Thông báo của UBND tỉnh làm việc với Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất trước đây.
- Chỉ đạo các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thu thập hồ sơ quy hoạch đô thị, điều lệ quản lý quy hoạch đô thị và các quy hoạch có liên quan để cung cấp thông tin quy hoạch, xác định thông tin quy hoạch để giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai theo quy định.
- Đánh giá quy chế phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký đất đai với các địa phương đã được quy định tại Quyết định số 940/QĐ-UBND ngày 09/5/2016 của UBND tỉnh để tham mưu điều chỉnh, bổ sung phù hợp thực tế sau 3 tháng hoạt động.
3. UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế:
- Đồng ý chủ trương giao UBND cấp huyện tiếp tục ký Giấy chứng nhận đồng thời thực hiện thu hồi, hủy Giấy chứng nhận chứng nhận đối với hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đất nông nghiệp đã in giấy (theo dự án đăng ký, cấp Giấy chứng nhận và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai); thực hiện hoàn thành trước ngày 30/9/2016.
- Chỉ đạo Trung tâm Phát triển quỹ đất, các phòng ban trực thuộc thực hiện bán đấu giá quyền sử dụng đất, tái định cư, thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất... phải xác định số thửa đất theo quy định thành lập Bản đồ địa chính để có cơ sở cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai. Không xem xét giải quyết các thủ tục khi đánh số tờ bản đồ, số thửa đất không đúng quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Đối với các trường hợp vướng mắc, các địa phương kịp thời báo cáo và đề xuất phương án giải quyết phù hợp trình Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND tỉnh xem xét giải quyết; đối với các nội dung quy định pháp luật chưa phù hợp tình hình thực tế, báo cáo đề xuất gửi Sở Tài nguyên và Môi trường tổng hợp xin ý kiến Bộ Tài nguyên và Môi trường.
-  Tiếp tục rà soát để đẩy nhanh hoàn thành cấp Giấy chứng nhận lần đầu đối với diện tích cần cấp.
- Trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai, không được yêu cầu công dân bổ sung thêm các hồ sơ, giấy tờ ngoài bộ thủ tục hành chính đã công bố; có trách nhiệm kiểm tra, thanh tra nhằm chấn chỉnh, xử lý trách nhiệm đối với các trường hợp không giải quyết hồ sơ, kéo dài thời gian giải quyết so với quy định.
- Rà soát quy định phối hợp giữa UBND cấp huyện với Văn phòng Đăng ký đất đai để đề xuất điều chỉnh, bổ sung Quy định phù hợp thực tế, trong đó chủ ý đặc thù quản lý đô thị của địa phương trong việc tách thửa, chuyển mục đích sử dụng đất...
- Thực hiện giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính của Chính nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để xử lý, phản ảnh nhằm chấn chỉnh việc giải quyết hồ sơ để đảm bảo quyền lợi của công dân.
4. Sở Xây dựng khẩn trương triển khai cài đặt, tập huấn phần mềm cấp phép xây dựng cho các địa phương sử dụng thống nhất và kết nối liên thông để quản lý đồng bộ.
Báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện hệ thống cấp phép xây dựng ở cấp huyện. Đề xuất cơ chế liên thông trong cấp Giấy phép xây dựng, hoàn công gắn với cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; báo cáo UBND tỉnh trước ngày 15/7/2016.
5. Sở Thông tin và Truyền thông:
- Tập trung hỗ trợ Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai triển khai dịch vụ công trực tuyến cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; giải pháp kỹ thuật, công nghệ và bảo mật để thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai trên môi trường mạng đảm bảo tiến độ.
- Bổ sung đường truyền kết nối đến Văn phòng Đăng ký đất đai.
6. Sở Tài chính sớm thẩm định dự toán dự án đầu tư hạ tầng cơ sở dữ liệu đất đai tỉnh Thừa Thiên Huế theo mô hình tập trung để sớm trang bị, vận hành cơ sở dữ liệu đất đai.
7. Về theo dõi và tổ chức thực hiện:
- Sở Tài nguyên và Môi trường có kế hoạch triển khai, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ trước ngày 30/7/2016.
- Văn phòng Đăng ký đất đai có kế hoạch cụ thể, đảm bảo thực hiện trước ngày 20/7/2016.
- Sở Tài nguyên và Môi trường báo cáo kết quả thực hiện thông báo này trước ngày 10/8/2016.