Theo đó, với nội dung kế hoạch là

1. Xây dựng và triển khai thực hiện các Đề án 

a) Đề án “Chỉnh lý và số hóa mẫu tài liệu lưu trữ giai đoạn 2011 - 2015”:

Sở Nội vụ có trách nhiệm:

- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp tục thực hiện Dự án chỉnh lý và số hóa mẫu tài liệu lưu trữ tại Sở Giao thông vận tải và Thanh tra tỉnh.

- Hướng dẫn Sở Y tế, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giáo dục và Đào tạo và Ủy ban nhân dân thành phố Huế xây dựng, thực hiện Dự án chỉnh lý và số hóa mẫu tài liệu lưu trữm tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu trước năm 2010, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của Đề án trong năm 2015.

- Xây dựng kế hoạch để đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm và nhân rộng kết quả đạt được cho các đơn vị khác.

b) Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2011-2015”:

Sở Nội vụ tiếp tục triển khai thực hiện Đề án theo nội dung sau: 

- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức và công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả 05 năm triển khai thực hiện Đề án tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

- Tổ chức Hội nghị tổng kết quá trình thực hiện Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương giai đoạn 2011 - 2015”.

c) Đề án “Quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”:

Sở Nội vụ chủ động xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

d) Đề án xây dựng mới trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt:

Sở Nội vụ chủ trì xây dựng và trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án “Chỉnh lý, phục hồi, số hóa, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh”.

2. Quản lý, chỉ đạo các nhiệm vụ trọng tâm năm 2015

a) Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Rà soát các văn bản đã ban hành về lưu trữ để bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với các quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, ban hành các văn bản:

+ Quyết định sửa đổi, thay thế Quyết định số 2087/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

+ Quyết định ban hành Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; 

+ Chỉ thị về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương ban hành hoặc sửa đổi bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị để phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước.

b) Tổ chức chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ cấp huyện

Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế tiếp tục chủ động phối hợp với Sở Nội vụ để xây dựng Dự án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại kho lưu trữ cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc; nguồn kinh phí để thực hiện Dự án do các địa phương tự cân đối bố trí để triển khai thực hiện. Báo cáo kết quả, tiến trình thực hiện về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

c) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho lưu trữ

Sở Nội vụ chủ động phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và các đơn vị liên quan xây dựng phương án triển khai thực hiện Công văn số 3465/BNV-KHTC của Bộ Nội vụ ngày 24/9/2012 và Công văn số 882/UBND-KNNV ngày 26/02/2015 của UBND tỉnh về việc xây dựng kho chuyên dụng cấp tỉnh, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí nguồn vốn để thực hiện; đồng thời phối hợp với các quan, tổ chức có liên quan khảo sát địa điểm phù hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét để thuê làm kho lưu trữ và có kế hoạch thu nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Nhà nước.

Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ hiện hành có đủ diện tích phù hợp và phương tiện thiết yếu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo quy định.

d) Trao trả hồ sơ cán bộ đi B

Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể để tổ chức trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B và thân nhân của cán bộ đi B. Việc tổ chức trao trả phải đảm bảo tính trang trọng, mang lại hiệu quả chính trị - xã hội, an toàn, thiết thực, thể hiện sự tri ân, ghi công của lãnh đạo và nhân dân tỉnh nhà đối với sự hi sinh, cống hiến của cán bộ đi B cho công cuộc đấu tranh bảo vệ và thống nhất đất nước.

đ) Tổ chức Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và tổng kết 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

e) Triển khai thực hiện các nội dung về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên

Để công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nền nếp, thực hiện đúng quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; các tổ chức xã hội nghề nghiệp cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

a) Công tác tổ chức, nhân sự

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã theo tinh thần của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật liên quan. 

- Các cơ quan, tổ chức, địa phương rà soát số lượng biên chế để bố trí, tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng đầy đủ, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. 

b) Kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức; định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Các cơ quan, tổ chức, địa phương tăng cường kiểm tra, hướng dẫn đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:

- Phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ;

- Công tác tổ chức cán bộ và thực hiện các chế độ, chính sách cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức về văn thư, lưu trữ theo Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2011-2015”;

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

c) Soạn thảo và ban hành văn bản: Kiểm tra, chấn chỉnh hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

d) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ; tập huấn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức.

Tổ chức chỉnh lý, sắp xếp tài liệu và thực hiện việc giao nộp, thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ của cơ quan; bảo vệ, bảo quản; khai thác, sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo chế độ lưu trữ hiện hành. 

đ) Sở Nội vụ nghiên cứu để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.